Sigortacılar için web tabanlı eğitim sistemi

Abstract

Bu tez çalışması, sigorta acentelerinin, sigorta poliçeleri ve acentecilik konularında eğitilmeleri ile ilgili olarak, web üzerinden ilgililere verilecek eğitim üzerine odaklanmıştır. Sigorta acenteleri, acentelik işlerinde kullandıkları poliçeler ile ilgili bilgilere, kendilerine verilmesi gereken eğitimler sayesinde hakim olabilirler. Ancak bu sayede, hangi koşullarda hangi poliçeyi hazırlayıp müşterilerine sunacaklarına karar verebilirler. Bu durumda, sigorta genel müdürlüklerine bağlı olan ve Türkiye’nin hemen hemen her ilinde mevcut olan acentelere bir şekilde ulaşılıp, bu bilgi ve eğitimlerin verilmesi gerekmektedir. Genellikle bu eğitimler, bölge bölge ayrılmış acenteleri bir araya getirerek bir eğitim salonunda verilmekterdir. Bu durumda, genel müdürlük eğitmenlerinin devamlı olarak Türkiye’nin her iline gitmesi ve bu illerde gerekli olan eğitimleri düzenlemesi, eğitimin yeterli olmadığı veya katılımın gerektiği kadar olmaması halinde, tekrar eğitim verilmesi gibi zorluklar söz konusu olmaktadır. Sigorta şirketi tarafından yeni bir poliçe hayata geçirildiği ve acentelere sunulduğu zaman, bir an önce bu poliçeye ait eğitim ya da eğitimlerin düzenlenmesi ve tüm acentelere anlatılması gerekmektedir, bu acentelerin de bu yeni poliçeye hızlı bir şekilde adapte olabilsin ve böylece müşterilerine bu poliçeye uygun çözümler sunabilecek seviyeye gelebilmesini sağlamaktır. Bu gerekçelerle; sigorta şirketi için yeni bir eğitim programı ve seyahati, acenteler için de, yeni bir ürün için eğitim alma zorunluluğu doğmaktadır. Verilen bu eğitimlerde, eğitmenlerin verdikleri poliçe eğitimileri ile ilgili bazı raporlar alması, acenteler açısından bu eğitimin ne kadar yararlı olduğunu ölçmesi ve gerektiği taktirde aynı eğitimi yeniden vermesi durumu ortaya çıkmaktadır. Eğitim sırasında ve sonrasında bu raporların ve değerlendirmelerin yapılıp bir yerde tutulması gerekir. Böylelikle, hangi acente hangi konuda eksik bilgiye sahip, hangi acente hangi eğitime katılması gerekmesine rağmen katılmamış, sorularının cevaplarına göre yeni bir eğitim planlanıp, düzenlenebilmesi mümkündür. Sigortacılık sistemi içinde geleneksel, eğitim planlanması ve düzenlenmesi yapılırken; öncelikle genel müdürlük, hangi bölgedeki veya hangi ildeki acentelere eğitim verileceğine karar verir. Daha sonra, bu seçilen acenteler, eğitim tarihi, eğitim içeriği ve kapsamı, eğitim için gerekli materyaller hakkında bilgilendirilir. Bu aşamada, yapılacak eğitimden sorumlu genel müdürlük çalışanı, eğitim gününe kadar verilecek eğitimde kullanılacak dökümanları hazırlar. Eğitim günü geldiğinde acenteler, daha önceden belirlenmiş olan bir salonda toplanırlar. Eğitmen hazırlamış olduğu dökümanları acentelere dağıtarak, bir sunum gerçekleştirir ve yeni ürün ya da poliçe ile ilgili bilgileri acentelere aktarır. Eğitim interaktif bir şekilde devam eder. Eğitim sonunda her acente, almış olduğu eğitimle ilgili bir memnuniyet formu doldurur. Bu bilgiler ışığında eğitim sona erer. Buraya kadar, acentelere verilen eğitimler ile ilgili yaşanan zorluklar ve problemler sıralanmıştır. Bu problemlere çözüm olarak, günümüzde yaygın olarak kullanılmakta olan olan “Web Tabanlı Eğitim” (WTE) sistemi önerilmektedir. Internetin gelişmesi, web tabanlı eğitim teknolojisinin, eğitim alanında nasıl kullanılabileceği sorusunu gündeme getirmiş, sonuç olarak, e-mail yoluyla eğitimciye ulaşım, basit grafik ve metinlerin yer aldığı intranet üzerinde bilgisayar tabanlı eğitim ve web üzerinde ses ve görüntünün, parçalar halinde aktarıldığı web tabanlı eğitim ortaya çıkmıştır. Günümüzde web aracılığıyla, sınıf eğitimi, eş zamanlı danışmanlık, geliştirilmiş eğitim hizmetleri ve güncel içerik birleştirilerek, etkili ve çok boyutlu bir öğrenme ortamı yaratılmaktadır. WTE, şirketlerin bu tür gruplara hızla ve düşük maliyetle ulaşarak kişilerin takvimine uygun özel eğitimler verilmesine imkan sağlamaktadır. Web tabanlı eğitimde amaç, bir eğitim yapılacağı zaman, yukarıda bahsedilen sorunlar ve zorluklar ile karşılaşılmaması ve kişilerin zaman ve mekandan bağımsız olarak Internet veya Intranet’ler üzerinden bilgiye ulaşabilmesidir. Geliştirilecek bir uygulama ile, tüm acentelere aynı anda ulaşılması sağlanabilir ki bu özellik başta eğitim maliyetlerinden tasarruf olmak üzere çalışanların ve dolayısıyla şirketin verimliliğinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Acenteler için eğitimin Internet ortamından alınması, acentelerin bu eğitime Internet bağlantısı olan herhangi bir yerden katılmaları anlamına gelmektedir. Böylece acenteler için de aynı kazançlar sağlanır. Eğitmenler de, bir eğitim verebilmek için tüm Türkiye’yi dolaşmak zorunda kalmayacaklardır. Raporlamalarını ise, kendileri için geliştirilecek arayüz sayesinde kolaylıkla alıp, gerekli bilgileri eğitim için hazırlanacak olan bir veritabanında tutabilirler ve istedikleri anda düzenlenmiş herhangi bir eğitimin bilgisine ulaşabilirler. Web tabanlı eğitimin avantajlarından biri de, sistem Internet ortamında olduğu için acentelerin bilgisayarlarına herhangi bir program ya da bilgi yüklemesi yapılmasına ihtiyaç yoktur. Tüm bilgiler server’da tutulmakta olup, acenteler bu server’a bağlanarak eğitimleri alabilirler. Acentelerin kullanmış oldukları işletim sitemi, Internet tarayıcısı gibi sistem kısıtlamaları bulunmadığından dolayı, platform bağımsız çalışan bir sistem olarak teknik ve kullanım rahatlığı sağlamaktadır. Aynı zamanda bu işler içinde insan kaynağı ayırmaya gerek kalmamaktadır. Buna bağlı olarakta eğitimlere katılacak acente sayısında da ciddi bir artış yaşanır. Herhangi bir mazeretten ötürü ki, bu genellikle vakit darlığı olmaktadır, eğitim ya da eğitimler için salona gelip katılamamış acente web tabanlı eğitim sistemi sayesinde ofisinde veya evinde bilgisayarı başında verilecek olan eğitime katılabilir. Eğitime katılım bilgileri ise, eğitmenler tarafından online olarak görüntülenebilip raporlar alınabilir. Bu raporlar analiz edilerek, eğitimlere katılmamış acenteler için ilgili eğitimler yeniden düzenlenebilir. Web tabanlı eğitim sisteminde, eğitimlere ait tüm bilgiler veritabanında saklanmaktadır. Daha önceden düzenlenmiş olan bir eğitim, yeniden verilmek istendiğinde ilgili eğitimi aktifleştirmek yeterli olur. Web tabanlı eğitim sisteminde teknik destek konusuna çok fazla ihtiyaç duyulmamaktadır. Dolayısıyla, sistem olabildiğince kullanıcı dostu şekilde tasarlanıp uygulanmalıdır. Bununla birlikte, eğitmenler eğitim içeriklerini çok kolay ve hızlı bir biçimde güncelleyebilmelidir. Böylelikle web tabanlı eğitim alan kişilerin, eğitim ile ilgili son bilgilere erişmeleri sağlanmalıdır. Ayrıca, eğitime katılacak herkes, tüm bu güncellenmiş bilgilere eş zamanlı olarak erişebilmelidir. Bu çalışma, klasik eğitimlerde yaşanan öncelik sorununa çözüm sunar. Klasik eğitimlerin, diğer bir deyişle, acenteler ile yüz yüze yapılan eğitimlerin en önemli ve can alıcı özelliklerinden birisi, eğitmen ile acente arasındaki interaktivitedir. Bu eğitimlerde acente, eğitmene sunum sırasında sorular yöneltebilmekte ve aynı anda cevabını alabilmektedir. Web tabanlı eğitim sisteminde bu konu için bulunan yöntem, bir chat platformu kurmak olmuştur. Eğitmen ile acenteler arasındaki bu platformda, acente aynen klasik eğitimde olduğu gibi sormak istediği soruyu chat ortamına yazar ve eğitmen tarafından cevabı online olarak verilir. Bu sayede, chat platformu da interaktiviteyi koruma açısından web tabanlı eğitimin sisteminin en önemli araçlarından biri haline gelmiştir. Büyük firma ve üniversiteler kendi Öğretim Yönetim Sistemlerini (ÖYS) geliştirmektedirler. Bir çok kurum da kendi ihtiyaçlarına uygun Öğretim Yönetim Sistemini satın alma yoluna gitmektedir. Yeni yazılım dillerinin ve veri depolama yöntemlerinin keşfi ile Öğretim Yönetim Sistemleri 1999 yılında dünyada kendilerini göstermeye başlamışlardır. İlk Öğretim Yönetim Sistemi geliştiricileri, olanakları sınırlı ve bir çok pahalı ayarlamalar gerektiren e-eğitim projeleri içerisinde yer alırken bugün projeler organizasyonlardaki eğitim ve çalışma inisiyatiflerini birleştirme yoluna giderek tek bir yaygın altyapı oluşturmaktır. Sağlam bir Öğretim Yönetim Sistemi bir örgün eğitim kurumunun insan kaynakları, mali işler, öğrenci işleri ve diğer bölümleri ile ortak çalışabilir ve bu bölümlerdeki bilgisayar sistemleri ile bilgi paylaşımında bulunabilir. Böylece tüm uzaktan eğitim faaliyetlerinin temelini oluşturabilir. Öğrencilere ilişkin raporlar alabilmek, bir öğrencinin gelişimini takip etmek ve herhangi bir aksama durumunda kendisine yardımcı olmak açısından oldukça büyük önem taşımaktadır. Bahsedilen kayıtlar öğrencinin sadece ÖİYS içinde yaptığı işlemleri değil, online içeriklerde gezinirken yaptığı işlemleri de içermektedir. Öğrenim Yönetim sistemleri online ders içeriğine müdahale şansı vermese de online içeriklerin düzenlenmesinde aktif rol oynayan Eğitim İçerik Yönetim Sistemleri (Learning Content Management System, LCMS) ile de ortak çalışabilirler. Tüm bu bilgiler ışığında, web tabanlı eğitim sisteminin ne kadar faydalı olduğu, geliştirilecek olan bir e-Eğitim uygulaması bu çalışma ekseninde ele alınmıştır. Bununla birlikte e-eğitimin önemine yönelik olarak sigortacılık için yeni bir ÖİYS oluşturmaktır. Bu uygulamada, yukarıda bahsedilen ve web tabanlı eğitimin hem temelini hem de detayını oluşturan tüm materyaller kullanılmış ve sigorta acentelerine bu uygulama sunulmuştur. Ancak, daha öncesinde acentelere, seçilecek bir poliçe ile ilgili bir “ön test” uygulanmıştır. Bu testin sonuçları ve acentelerin almış oldukları notlar bir veritabanında tutulmuştur. Bu testin sonrasında, belirlenecek bir tarihte, web tabanlı bir eğitim oluşturulmuş ve bu eğitim “ön test”i dolduran acentelere verilmiştir. Eğitim sonrasında ise, acenteler “son test” diye adlandıralacak olan ve hemen hemen aynı tarz soruları içeren bir eğitim sonu teste tabii tutulmuşlardır. Bu testten alacakları notlar da bir veritabanında saklanmıştır. Sonuç olarak, her iki testten aldıkları notlar karşılaştırılmış ve web tabanlı eğitimin faydaları net bir şekilde gösterilmiştir.